El siguiente es un resumen de la información del Manual del Sistema Nacional de Videoconferencias, publicado por la Dirección General del SENA. http://www.sena.edu.co/downloads/2007Portal/Videoconferencias/manual.pdf
La dependencia solicitante del servicio es la responsable de la divulgación del evento al grupo objetivo. Para la coordinación logística del evento, es necesario que se advierta en la solicitud del servicio quién se hará responsable (con número telefónico y correo electrónico).
Es importante reservar con antelación y telefónicamente la fecha del evento. Transcurridos cinco días, la reserva pierde su vigencia. Las pruebas de videoconferencias externas deberán hacerse cinco días hábiles previos a la ocurrencia del evento.
La persona responsable del evento y los conferencistas deben estar 20 minutos antes de su emisión. En la sala de videoconferencia siempre habrá un funcionario SENA, que proporcionará toda la asistencia que se necesite.
El solicitante deberá verificar con anticipación el diseño de sus ayudas didácticas (contenido, ortografía y formato). No se permitirán correcciones minutos antes de la conexión. El solicitante deberá entregar 10 minutos antes del inicio de la videoconferencia el guión con el respectivo orden de las intervenciones y copia a los conferencistas y personas que manejan la parte operativa.
No se permite el ingreso de alimentos ni bebidas a las áreas técnicas en donde estén los equipos de videoconferencia. Tampoco está permitido fumar. No es requisito grabar las videoconferencias, solamente cuando el solicitante lo exprese en la comunicación y proporcione el CD. Se le entregará 1 día hábil después de la emisión.
En caso de retraso en el enlace o llegada de las personas participantes, se respetarán sus reservaciones hasta 15 minutos después de la hora programada; transcurrido este lapso, el personal técnico y operativo hará el respectivo desmonte de los equipos y la señal.
FORMATO DE SOLICITUD DEL SERVICIO
Para reservar el servicio, el usuario deberá diligenciar un formato con la siguiente información y luego esperar la respuesta para proceder a la respectiva divulgación del evento.
DATOS DEL USUARIO
En el caso del SENA, serían las Regionales y los Centros de Formación.
FECHA Y HORA DE INICIACIÓN Y TERMINACIÓN
Se colocará la fecha exacta del evento y el horario establecido.
INFORMACIÓN TEMÁTICA
Relación de los temas a tratar y un breve resumen de los mismos.
PERSONA RESPONSABLE DEL EVENTO Y TELÉFONO
Este punto es para mantener constante comunicación sobre aspectos técnicos y logísticos de la emisión.
PÚBLICO OBJETIVO AL QUE VA DIRIGIDO
Es necesario saber a quién está dirigido el evento para tener a disposición las salas de videoconferencia.
EXPOSITORES Y CARGO QUE DESEMPEÑAN
Es importante tener esta relación para la ubicación de la mesa y del sitio de emisión.
NÚMERO DE PUNTOS O CIUDADES A ENLAZAR
Esta relación de puntos de enlace es fundamental para garantizar tanto auditorios como la señal para la recepción. Cabe aclarar que la programación se envía con una semana de anticipación a la fecha y las salas de videoconferencia son múltiples (están para otros eventos).
RECOMENDACIONES LOGÍSTICAS
La dependencia solicitante del servicio es la responsable de la divulgación del evento al grupo objetivo. Para la coordinación logística del evento, es necesario que se advierta en la solicitud del servicio quién se hará responsable (con número telefónico y correo electrónico).
Es importante reservar con antelación y telefónicamente la fecha del evento. Transcurridos cinco días, la reserva pierde su vigencia. Las pruebas de videoconferencias externas deberán hacerse cinco días hábiles previos a la ocurrencia del evento.
La persona responsable del evento y los conferencistas deben estar 20 minutos antes de su emisión. En la sala de videoconferencia siempre habrá un funcionario SENA, que proporcionará toda la asistencia que se necesite.
El solicitante deberá verificar con anticipación el diseño de sus ayudas didácticas (contenido, ortografía y formato). No se permitirán correcciones minutos antes de la conexión. El solicitante deberá entregar 10 minutos antes del inicio de la videoconferencia el guión con el respectivo orden de las intervenciones y copia a los conferencistas y personas que manejan la parte operativa.
No se permite el ingreso de alimentos ni bebidas a las áreas técnicas en donde estén los equipos de videoconferencia. Tampoco está permitido fumar. No es requisito grabar las videoconferencias, solamente cuando el solicitante lo exprese en la comunicación y proporcione el CD. Se le entregará 1 día hábil después de la emisión.
En caso de retraso en el enlace o llegada de las personas participantes, se respetarán sus reservaciones hasta 15 minutos después de la hora programada; transcurrido este lapso, el personal técnico y operativo hará el respectivo desmonte de los equipos y la señal.
FORMATO DE SOLICITUD DEL SERVICIO
Para reservar el servicio, el usuario deberá diligenciar un formato con la siguiente información y luego esperar la respuesta para proceder a la respectiva divulgación del evento.
DATOS DEL USUARIO
En el caso del SENA, serían las Regionales y los Centros de Formación.
FECHA Y HORA DE INICIACIÓN Y TERMINACIÓN
Se colocará la fecha exacta del evento y el horario establecido.
INFORMACIÓN TEMÁTICA
Relación de los temas a tratar y un breve resumen de los mismos.
PERSONA RESPONSABLE DEL EVENTO Y TELÉFONO
Este punto es para mantener constante comunicación sobre aspectos técnicos y logísticos de la emisión.
PÚBLICO OBJETIVO AL QUE VA DIRIGIDO
Es necesario saber a quién está dirigido el evento para tener a disposición las salas de videoconferencia.
EXPOSITORES Y CARGO QUE DESEMPEÑAN
Es importante tener esta relación para la ubicación de la mesa y del sitio de emisión.
NÚMERO DE PUNTOS O CIUDADES A ENLAZAR
Esta relación de puntos de enlace es fundamental para garantizar tanto auditorios como la señal para la recepción. Cabe aclarar que la programación se envía con una semana de anticipación a la fecha y las salas de videoconferencia son múltiples (están para otros eventos).
RECOMENDACIONES LOGÍSTICAS
- Los auditorios deben estar reservados tanto para la emisión y recepción, por eso la programación se envía con ocho días de antelación. En caso de que haya problema con el auditorio, comunicarlo con antelación.
- Tener el auditorio disponible con media hora de antelación al evento ya sea de emisión o recepción.
- Los auditorios deben estar debidamente en buenas condiciones de aseo.
- Asegurar la ubicación de todas las insignias institucionales (imagen institucional).
- Tener buena disposición para atender a los participantes del evento.
- Apoyar la divulgación de las videoconferencias.
L.
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